¡Solo preguntame!

Intentar crear u organizar un gran evento puede resultar muy difícil si no sabes lo que estás haciendo. ¡Solo preguntame!

Muy afortunada de haber tenido muchos tipos diferentes de trabajos durante mi vida anterior a México, me mojé los pies en la parte de mi currículum "la organización de eventos" mientras administraba uno de los ranchos de caballos árabes más grandes de California.

El rancho nunca había tenido una jornada de puertas abiertas hasta que organicé un evento increíble que atrajo a cientos de compradores y vendimos (para asombro del propietario) más de 20 caballos ese fin de semana con precios que oscilaban entre $ 5000 y $ 265 000 USD. Hasta que dejé el rancho, teníamos una jornada de puertas abiertas anualmente. Luego me mudé a México.

Hace veintidós años, cuando decidí intentar organizar una exposición de arte popular mexicano, mi experiencia pasada vino al rescate una y otra vez. Sí, estaba en un país diferente, pero me dije a mí mismo que estaba a la altura. ¡Si hubiera sabido entonces lo que sé ahora, tal vez nunca hubiera habido una primera Feria Maestros del Arte!

Primero tenía que encontrar un lugar. A menudo, esta puede ser la parte más difícil del proceso de organización porque es necesario contar con suficiente estacionamiento para las multitudes de personas que “sabes” que querrán asistir al evento.

A continuación, era necesario generar publicidad para que las multitudes supieran dónde y cuándo asistir a este nuevo y único evento de Lakeside. Debo decir que mucha publicidad de esa primera Feria implicó humillarse.

Invité a 6 artistas y todos dijeron que vendrían (los mexicanos son conocidos por no querer ofender y la mayoría siempre dice “sí”). Empecé a preocuparme de que ninguno de ellos apareciera, pero todos lo hicieron.

Una querida amiga mexicana y yo estábamos charlando sobre el espectáculo y ella me preguntó: “¿Dónde van a dormir los artistas?” “Hoteles”, dije. "Les envié una lista de hoteles con el resto de la información que les envié por correo sobre el espectáculo". Una expresión extraña apareció en su rostro antes de decirme que estos artistas no podían permitirse hoteles y querrían dormir debajo de sus mesas. "No puedo permitir eso", dije. "No quiero que mis invitados duerman en el suelo". Ella me sugirió que le hiciera correr la voz a mis amigos y ver si alguno de ellos podría estar interesado en recibir a un artista. "Gran idea", dije mientras sacaba mi directorio telefónico. Hay gente maravillosa aquí en Lakeside: todos los artistas tenían anfitriones.

¡Pufff! Pensé que mi último gran problema estaba resuelto. Pero entonces mi amigo me preguntó: “¿Qué planeas darles de comer?” Como la Feria se estaba realizando en el Hotel Real de Chapala, pensé que comerían en el restaurante. Esa expresión volvió a aparecer en su rostro y me dijo: “Estas personas no gastarán su dinero en comida cara de restaurante. Hay que darles algo para el desayuno y el almuerzo, y debe ser comida a la que estén acostumbrados”.

Fue entonces cuando pensé en cancelar todo el asunto. El hotel no estaba preparado para ofrecerme un descuento en comida y, como yo pagaba la cuenta de todo, no podía darme el lujo de alimentar a todos con el menú normal. ¿Qué debo hacer? Bueno, naturalmente, lo único que podía hacer era pasar comida de contrabando desde otro restaurante que me ofreciera un trato por la comida.

Seguramente ya había superado el último obstáculo y luego me di cuenta de que iba a necesitar ayuda durante el programa: la lista de teléfonos volvió a aparecer. ¿Qué haríamos todos sin nuestros amigos? (Y por cierto, esos mismos amigos todavía están involucrados en la Feria hoy).

En los primeros años, organicé una cena y baile para todos los artesanos y voluntarios. Nos reímos y nos conocimos a través de la música y el baile mexicanos.

Bueno, no diré que asistieron multitudes, pero quedé muy satisfecho con los resultados de la Feria Maestros del Arte #1. Conocer y pasar tiempo con estos maravillosos artistas cambió mi vida. Sí, habría otra Feria porque estaba “enganchado” a ayudar a que estas personas increíbles siguieran teniendo al menos un lugar en México para vender su arte sin costo para ellos. Nunca hubo una queja; Nunca me pidieron más de lo que ofrecí, pero siempre me saludaron con enormes y cálidas sonrisas, y nunca me habían abrazado tanto en mi vida.

Ya no monto el espectáculo yo solo; se ha vuelto demasiado grande. Los voluntarios que hacen posible este evento son el grupo de personas más maravilloso con el que he trabajado. Las agendas personales no entran en lo que hacemos, no hay peleas ni discusiones, todos tenemos nuestro trabajo que hacer y lo hacemos lo mejor que podemos.

La lección más importante que aprendí sobre la organización de un evento grande es tratar bien a los voluntarios. Todos los involucrados deben divertirse y pasar un buen rato. Grandes recuerdos y un agradecimiento contribuyen a mantener unido al grupo. ¡Gracias a todos los voluntarios que hacen posible la Feria Maestros del Arte cada año!